Ata de assembleia: como fazer, o que escrever e erros a evitar

A ata de assembleia é o registro escrito do que aconteceu na reunião: data, local, quem presidiu, quem compareceu, o que foi discutido, o que foi votado e qual foi o resultado. Ela deve ser objetiva, fiel às decisões e assinada pelo presidente e pelo secretário, com lista de presença anexa.

Para que serve a ata

A ata dá validade e memória às decisões da entidade. É por ela que se comprova a eleição da diretoria, a aprovação das contas, a alteração do estatuto e qualquer deliberação importante. Também é a ata que o cartório, a Junta Comercial e os bancos pedem para atualizar dados da entidade.

Assembleia ordinária e extraordinária

• Assembleia geral ordinária (AGO): acontece de forma periódica para tratar de temas de rotina, como prestação de contas e planejamento do ano. Nas cooperativas, a Lei 5.764/1971 prevê que ela ocorra nos três primeiros meses após o término do exercício social. Nas associações, o prazo é definido pelo estatuto.
• Assembleia geral extraordinária (AGE): convocada quando surge um assunto específico, como alterar o estatuto, destituir administradores ou eleger uma nova diretoria fora do calendário.

No caso das associações, o Código Civil exige assembleia especialmente convocada para destituir administradores e alterar o estatuto, com o quórum previsto no estatuto.

Estrutura de uma ata

1. Título: tipo da assembleia e nome da entidade.
2. Data, horário e local: por extenso, com o endereço completo.
3. Convocação: como e quando os associados foram avisados.
4. Quórum: quantos estavam presentes, em primeira ou segunda convocação, e a lista anexa.
5. Mesa: quem presidiu e quem secretariou os trabalhos.
6. Ordem do dia: os assuntos tratados, na sequência em que foram discutidos.
7. Deliberações: o que foi proposto, como foi votado e qual foi o resultado.
8. Encerramento: horário e declaração de que a ata foi lida e aprovada.
9. Assinaturas: presidente, secretário e, quando exigido, os presentes.

Ata de constituição de associação ou cooperativa

Na ata de constituição, além do que foi dito acima, o texto traz os dados dos fundadores, a denominação, a sede, o objeto, a aprovação do estatuto e os nomes eleitos para os órgãos. No caso das cooperativas, também constam o capital e o valor das cotas-partes. Veja o contexto em como abrir uma associação e em como criar uma cooperativa.

Erros que fazem o documento ser devolvido

Ata resumida demais

Frases como "foi aprovado por todos" sem indicar o que foi aprovado dificultam o registro.

Quórum não demonstrado

Sem lista de presença e sem indicação do número de presentes, a validade da assembleia pode ser questionada.

Divergência com o estatuto

Convocação fora do prazo, quórum menor que o previsto ou cargos diferentes dos que o estatuto define comprometem a ata. Por isso, o estatuto deve ser conferido antes de cada assembleia.

Rasuras e espaços em branco

A ata deve ser limpa e sem lacunas. Em caso de erro, faça uma ata retificadora em nova assembleia.

Boas práticas

• Prepare um roteiro da assembleia com antecedência e distribua a pauta na convocação.
• Defina o secretário antes de começar e peça que ele anote os pontos principais.
• Leia a ata ao final da reunião, para que os presentes confirmem o que foi decidido.
• Guarde as atas em ordem cronológica, em livro próprio ou em arquivo organizado.

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